JEMBER, Manifest – Birokrasi yang berjalan di Fakultas Teknologi Pertanian (FTP) Universitas Jember (UJ) terkait seluruh kegiatan mahasiswa dianggap tidak tetap dan tidak jelas. Pengimplementasian Standar Operasional Prosedur (SOP) sampai Simawa (Sistem Informasi Manajemen Kemahasiswaan) yang ada di lingkup FTP UJ menjadi masalah. Hal ini tentu menyulitkan mahasiswa dalam melakukan kegiatan baik intrakurikuler, ekstrakurikuler, dan kokurikuler. Kesulitan ini mengakibatkan ketakutan sendiri dari para mahasiswa.
Fauzan Muhfid dari Mahasiswa Teknologi Industri Pertanian (TIP) 2017 menyampaikan beberapa keluhannya terkait sistem birokrasi yang berjalan di FTP UJ. Berawal dari pernyataan Fauzan tentang rekan-rekan ormawa yang memiliki sedikit perasaan takut ketika di dalam kepanitiaan diposisikan sebagai humas dan perlengkapan. Fauzan yang juga aktif di Organisasi Mahasiswa (Ormawa) FTP UJ mengatakan bahwa hal itu disebabkan oleh SOP Birokrasi yang kurang jelas. “Kasus di lapangan selalu ada perubahan birokrasi yang dadakan sehingga menyulitkan mahasiswa untuk urusan birokrasi.” Dirinya menambahkan bahwa masalah ini berimbas pada internal ormawa yang harus selalu memberikan edukasi terhadap regenerasi agar memahami perkembangan birokrasi FTP UJ. Selain itu, Fauzan mengaku lebih kesulitan dengan kehadiran anak magang yang membantu alur birokrasi. “Malah bisa lama itu ngurusnya. 4 sampai 5 hari.” Ujarnya. Fauzan juga mengulik topik terkait kejelasan Simawa bahwa masih banyak yang luput untuk dirancang dengan baik. “Karena output atau keluaran dari simawa juga masih harus melakukan birokrasi yang manual. Kami rasa simawa masih mempersulit.” Fauzan menuturkan bahwa secara pribadi dirinya berharap birokrasi tetap, jelas, dan selalu memberikan edukasi terhadap regenerasi.
Terkait hal ini, Yuli Wibowo selaku Wakil Dekan III menjawab keluhan Fauzan dengan kabar bahwa SOP Birokrasi terkait izin kegiatan, lalu peminjaman ruang yang jelas akan segera ditempel oleh pihak dekanat dan sudah selesai dicetak dalam bentuk banner. “Semua masalah harus kita sikapi dengan baik. Supaya semua masalah dapat kita perbaiki agar jadi lebih baik”, ujarnya. Terkait berkas yang diajukan memakan waktu lama, Yuli beralasan bahwa interaksi yang harus dilakukan oleh dirinya cukup banyak. “Selain kegiatan mahasiswa juga masih ada peserta bimbingan”, ujarnya. Maka Yuli memutuskan untuk mengambil kebijakan dengan pengajuan secara kolektif terkait tanda tangan. “Semisal perlu berdiskusi silahkan maju menemui. Kasus yang sering terjadi, mahasiswa ingin cepat, namun setelah ditandatangani tidak cepat diambil. Dititipkan di anak magang atau diajukan secara kolektif tujuannya efisiensi.” Ujarnya.
Selain itu, Yuli juga menanggapi permasalahan Simawa yang dikeluhkan Fauzan. Yuli menuturkan bahwa Simawa merupakan program baru yang disahkan oleh Zulfikar selaku Wakil Rektor I per april 2019. Selain itu, Yuli mengatakan bahwa sebenarnya kasus kesusahan dalam pengaplikasian Simawa juga terjadi di fakultas lain. “Secara sistem Simawa lebih tertata arsip datanya. Terkait ada kesalahan itu wajar.” Yuli mengharapkan pembina maupun mahasiswa jangan sampai salah klik agar tidak menyusahkan perizinan terkait pencairan dana. Terkait solusi, Yuli menyatakan bahwa dari permasalahan yang ada maka diambil kebijakan tertentu. “Seperti melakukan pengurusan secara manual terkait dana yang berbeda dilihat dari kelayakan. Ketika dana diajukan tidak rasional maka perlu dihilangkan.” Yuli menambahkan perlunya mahasiswa untuk mengajukan dana secara rasional. Hal ini disampaikannya pada kegiatan Kajian Bersama FTP 2019 yang diselenggarakan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) FTP UJ pada Jumat (22/11).
Siswoyo Soekarno selaku Dekan FTP UJ menambahkan bahwa diharapkan untuk masing-masing alur dituliskan waktu yang dibutuhkan. Sehingga waktu yang dibutuhkan jelas oleh kedua belah pihak, termasuk dengan alur bimbingan skripsi. Siswoyo menambahkan bahwa alur skripsi akan dibuat maksimal selesai 6 bulan. Siswoyo mengatakan bahwa kesalahan ini juga merupakan pembelajaran. “Kita disini sebagai pelayan atau server. Jika servernya tidak dapat berjalan dengan baik, maka servernya yang salah.” Pungkasnya.
Ultania selaku ketua Kastrad BEM merasa bahwa permasalahan terkait SOP ini secara tidak langsung menjadi reminder kepada pihak dekanat untuk melakukan follow up tuntutan dari tahun ke tahun. “Tapi emang kenapa kok baru realisasi sekarang.” Ujarnya. Namun, dirinya menyatakan salut terhadap iktikad baik pihak dekanat yang sudah berupaya mengusahakan cetak dan tempel SOP atau alur tertulis. “Apalagi ditambah alur-alur lainnya yang mendukung sistem birokrasi dari segi akademik (alur penyelesaian skripsi) beserta lama waktu,” Ultania menambahkan pihaknya akan terus melakukan pengawalan hingga info teknis tersebut turun ke mahasiswa secara langsung dan dapat dipahami “Apalagi sudah didukung dengan adanya penandatanganan berita acara.” Menurutnya hal tersebut menjadi reminder bagi eksekutor dan perwakilan mahasiswa untuk ikut mengawal realisasi dari jawaban apa yang sudah ditunaikan dari pihak dekanat. []
